Informatzailea Babesteko otsailaren 20ko 2/2023 Legea indarrean sartu denetik, Informaziorako Barne Sistemak (IBS) diseinatu eta ezarri dira gure inguruko enpresa eta erakundeetan. Baina zein erronkei egin behar diete aurre enpresek eta administrazio publikoek behin IBSa ezarrita?
A few Good Men film gogoangarrian, hasierako eszena bat dago, testuinguru militarrean kokatua. Eszena horretan Daniel Kaffe Itsas Armadako abokatu gazteak (Tom Cruise), eta JoAnne Galloway kapitainak (Demi Moore) tentsio handiko elkarrizketa hau dute:
- Kapitaina, baduzu ezagutu beharko nukeen jurisdikziorik?
- Nire lana da zuk zure lana egiten duzula ziurtatzea. Barne gaietarako aholkulari berezia naiz. Beraz, nire jurisdikzioa, zehazki, zure sudur puntan dago!
Barne ikerketei buruzko Hollywoodeko eszena bat besterik ez da, fikzio hutsa; baina hortik hain urrun ote gaude une honetan? Informatzailea Babesteko Lege berria aplikatzearen ondorioz, Informaziorako Barne Sistemak (IBS) ezarri beharrak dimentsio berri bat ote dakarren galdetu beharko genioke geure buruari. Hain zuzen ere, enpresa barneko ikerketen munduari ate bat irekitzen zaigu eta.
1. Diseina ezazu Informaziorako Barne Sistema. Baina egin ondo
Otsailaren 20ko 2/2023 Legea, arau hausteei eta ustelkeriaren aurkako borrokari buruzko informazioa ematen duten pertsonak babestekoa ("Informatzailea Babesteko Legea", edo "IBL"), indarrean jarri ondorengo lehen hilabeteetan LKS Next Legaletik ikusi dugu IBL berriaren eskakizunen inguruan bezeroak informatu eta sentsibilizatzeko beharra badagoela.
Izan ere, IBS bat diseinatzeko eta ezartzeko eskakizunak batzuetan uste dena baino handiagoak suertatzen dira. Laburpen gisa, hemen IBL berriaren baldintza aipagarri batzuk:
- IBS seguru bat ezarri behar da. Konfidentzialtasuna bermatu behar du, eta bidegabeak diren zabalkundeak saihestu behar dira. Datuak babesteko araudia ere zorroztasunez bete behar da.
- Arau-hauste penal eta administratibo larri eta oso larriei buruzko salaketak jasotzeko aukera eman behar du. Salaketa esparru hori orain arte erakunde askotan aplikatzen den Compliance Penala baino askoz zabalagoa da.
- Informatzaileak ez dira erakundeko langile propioak bakarrik. Beste informatzaile batzuei irekitako kanal bat da. Are gehiago, salaketa anonimoa egiteko aukera bermatu behar da, eta horrek informatzailea edozein pertsona izateko aukera ematen du.
- Salaketa idatziz egin daiteke, baina informatzaileak ere eska dezake salaketa aurrez aurreko bilera bidez aurkeztea, gehienez ere 7 eguneko epean.
- Konfidentzialtasuna bermatu behar da salaketa "zehaztu ez diren kanalen" bidez bidaltzen denean, hau da, IBSa ez den beste bide batetik bidaltzen denean.
- Informatzaileak eskubideak ditu, hala nola, errepresaliarik ez pairatzea eta anonimotasuna bermatzea, baina salaketak eragindako pertsona ere kontuan hartu behar da, errugabetasun-presuntziorako, ohorerako eta entzuna izateko eskubidea baitu.
- Enpresako administrazio-organoak Sistemaren arduradun bat izendatu behar du, salaketen izapidetze arduratsuaz arduratuko dena, eta bere eginkizunak enpresako gainerako organoekiko modu independentean eta autonomoan garatu beharko dituena, hura baliatzeko inolako jarraibiderik jaso gabe. Gainera, bere eginkizunak betetzeko baliabide pertsonal eta material guztiak izan behar ditu.
- IBL berriak erakundearen barruan ezar daitezkeen informaziorako barneko kanalak integratzeko betebeharra ezartzen du. Alegia, enpresan lehendik dauden beste kanal batzuk, hala nola, jazarpenaren aurkako prozedura IBSarekin nola integratzen/koordinatzen diren aztertu behar da.
Azaldutako guztiarekin argi dago IBSa ez dela edonola ezarri behar. Ez du balio posta elektroniko soil batek, eta ez da nahikoa baliabide teknologiko bat kontratatzea, prozeduraren mugarriak eta inplikatutako alderdiei (informatzailea, salaketak eragindako pertsona, Sistemaren arduraduna, administrazio-organoa) dagozkien eskubideak eta betebeharrak erregulatuko dituen barneko araudi sendo bat idatzi eta onartzen ez bada.
Zinemara itzuliz, gogora ekar dezakegu Green Book filmeko eszena hori, non Tony Vallelonga italoamerikar zakarrak (Viggo Mortensen) Don Shirley (Mahershala Ali) piano jotzaile afroamerikarrari adierazten dion bere aitak esan ohi zuela "egiten duzuna edozer delarik ere, egin ezazu %100 emanda. Lan egiten duzunean, egin lan. Barre egiten duzunean, egin barre. Jaten duzunean, jan zure azken jatordua balitz bezala”.
Erakundeak IBSrik ezartzen ez badu, legezko betebehar bat urratzen ariko da, baina IBSa behar bezala ezartzen ez badu, oso litekeena da garrantzia bereziko eskubideak urratzea
Jakin badakigu erakundeek hamaika gai dituztela jorratzeko egunerokoan, eta IBSaren diseinua eta ezarpena ez daudela beraien berehalako eta premiazko planen artean, baina Tony Vallelongaren esaldia jarraituz, IBSa ezartzea erabakitzen baduzu, "egin ezazu %100 emanda". Erakundeak IBSrik ezartzen ez badu, legezko betebehar bat urratzen ariko da, baina IBSa behar bezala ezartzen ez badu, oso litekeena da garrantzia bereziko eskubideak urratzea, hala nola intimitaterako, ohorerako edo pertsona anitzen defentsarako eskubidea. Azken batean, Walt Disney animazio industriaren aitzindariari egozten zaion adierazpen ezagun hark dioen bezala, "egiten baduzu, egin ezazu ondo".
2. IBS bat ezarriz gero, kudeatu salaketak. Egin barne ikerketak
Behin IBS bat ezarrita, zer da ondoren datorrena? Berriro ere aipu zinematografiko bat hona ekarriz, "Let the game begin!" esango genuke (Saw, Wan, 2004). IBSaren kudeaketa ez da noski James Wanek azaltzen digun jarduketa beldurgarri, hilgarri eta makabroa bezalakoa, baina nolabait esan genezake “jokoa” edozein momentutan hasten dela. IBSaren kudeaketak berekin dakar Sistemaren arduradunak ordenagailu eramangarrian edo smartphonean, edozein unetan, mezu bat jasotzea, adieraziz IBSn komunikazio bat jaso dela eta, ondorioz, kudeatu egin behar duela. Eta komunikazioak gai oso desberdinei buruzkoak izan ahalko dira, eta horiei guztiei erantzuteko, Sistemaren arduradunak salaketa bakoitza jaso eta dagokion barneko ikerketa-prozedura hasiko du.
Garrantzitsua da barneko ikerketaren fase hori nabarmentzea. Kontuan izan behar dugu Informatzailea Babesteko Legeak ikerketa-jardueren garapena erakundeen gain jartzea dakarrela poliziaren, fiskaltzaren edo instrukzio-epaileen ezagutzarik eta kontrolik gabe. IBSak sistemaren Aaduradunak ez-betetze bat ikertzeko prozesua zuzendu eta konpontzea eskatzen du, eta horrek, era berean, prozesua legezko parametro batzuen barruan egitea exijitzen du. Legezko parametro horiek ahalik eta argien definitzea komeni da erakundeak onartzen duen barneko araudian, bestela, segurtasun juridiko falta handia sortuko baita Sistemaren arduradunaren jardunari dagokionean.
IBSak sistemaren Aaduradunak ez-betetze bat ikertzeko prozesua zuzendu eta konpontzea eskatzen du, eta horrek, era berean, prozesua legezko parametro batzuen barruan egitea exijitzen du
Horrekin batera, kontuan izan behar da gaur egun ez dagoela barneko ikerketak arautzen dituen legerik. Egun ez dago arlo horretako arau-esparrurik eta horrek ziurgabetasuna sortzen du.
Salaketa bakoitza ikertu egin beharko da, prozesuan zehar independentzia eta konfidentzialtasuna bermatuz, baita kudeaketaren objektibotasuna eta inpartzialtasuna ere. Adierazi dugun bezala, pertsonen eskubide batzuek kalte larriak jasan ditzakete, hala nola, intimitaterako, ohorerako eta errugabetasun-presuntziorako eskubideak.
Era berean, kontuan izan behar dugu erakundeko barneko ikerketa prozesu judizial baten atarikoa izan daitekeela. Ikertutakoa aditu-txosten gisa aurkez liteke, eta barneko ikerketa egiteko moduak ekartzen diren frogen (ebidentzia pertsonalak, dokumentalak, etab.) balioan eragin dezake. Barneko ikerketa behar bezala gauzatzen ez bada, lortutako ebidentzien baliozkotasuna indargabetuta gera daiteke.
Barneko ikerketa behar bezala gauzatzen ez bada, lortutako ebidentzien baliozkotasuna indargabetuta gera daiteke
Testuinguru horretan guztian, nabarmentzekoa da 37008 ISO berria: barneko ikerketetarako gida, joan den uztailean argitaratu dena. Gida horrek fase eta alderdi desberdinen eskema bat eskaini dezake, barneko ikerketa batean kontuan hartzeko. Hala ere, garrantzitsua da ISOan soilik ez oinarritzea lehen esan dugunarengatik: hainbat eskubide konstituzionalek izan dezakete eragina salaketaren prozeduran, eta, beraz, kontrastatu egin behar da prozesuko jarduera bakoitza egiteko legezko estaldura.
Beste hitzordu zinematografiko batekin amaituko dugu. Kasu honetan, dagoeneko klasikoa den The Game filma (Fincher, 1997). Film horretan inbertsio-bankari bat gonbidatzen dute, Michael Douglas, joko pozoitu batean parte hartzera. Douglasi zera adierazten diote "jokoa parte-hartzaile bakoitzarentzat berariaz egokituta dago. Pentsatu ezazu oporraldi on bat balitz bezala, baina zu ez zara bertara joango, oporrak zugana baizik”.
Ezin dezakegu esan Informaziorako Barne Sistema kudeatzea egokituko zaiona oporretan egongo denik ez eta gutxiago ere. IBSra iristen zaizkigun salaketak kudeatzea ez dira oporraldi atsegin baten parekoa izango. Egia esan Douglasentzat ere aipatutako filmean ez ziren opor lasai batzuk izan. Baina aipu honek bi gai azpimarratzeko balio du: alde batetik, "jokoa", IBSa bera, parte-hartzaile bakoitzari egokitu beharko zaio, eta, bestetik, Sistemaren arduradunari ezer egin gabe, espedienteak iritsiko zaizkio, eta ahalik eta modu arduratsuenean kudeatu beharko ditu.
Alde batetik, "jokoa", IBSa bera, parte-hartzaile bakoitzari egokitu beharko zaio, eta, bestetik, Sistemaren arduradunari ezer egin gabe, espedienteak iritsiko zaizkio, eta ahalik eta modu arduratsuenean kudeatu beharko ditu
Whistleblowinga ez gauza erraza, ikus dezakegunez. Baina garrantzitsua da azpimarratzea Sistemaren arduradunak ez duela zertan umezurtz egon behar lan horretan. Ez da komeni. Barneko ikerketen agertoki berri horretan garrantzitsua izango da aholkulari juridiko espezializatuak izatea, Sistemaren arduradunari ikuspegi neutral eta teknikoa emango diotenak. Baina aholkulari juridikoek ere zera hartu beharko dute kontutan: salaketen ondoriozko lege azterketa eta kalifikazioak egiteko, hainbat motatako diziplina juridikoak inplikatu beharko dira, eta, beraz, diziplina anitzeko eta osoko laguntza juridikoa beharko da salaketei erantzun ahal izateko. Azken finean, Forrest Gumpek esango lukeen bezala, esan liteke salaketa eta espediente bakoitza bonboi kaxa baten antzekoa dela: "inoiz ez dakizu zer tokatuko zaizun".