“Bileritisa” hitza gero eta ohikoagoa da enpresetan: bilera gehiegi, egutegiak blokeatuta eta lanerako denbora gero eta murritzagoa. Manahmanako zuzendari Maialen Oregi Elizburuk ezagutzen duen errealitatea da. “Ezagutzen ditugun enpresetan ohikoa da esatea bilera gehiegi dituztela eta lanaldiaren zati handi bat bileretan ematen dutela”, azaldu du. Hala ere, bilera ugaritasunak ez du soilik antolaketa-arazo bat erakusten. Oregiren ustez, gaur egungo lanaren konplexutasunaren isla ere bada: lanak gero eta “transbertsalagoak” dira, eta, ondorioz, koordinazio eta komunikazio handiagoa eskatzen dute.
Ekonomia eta enpresari buruzko informazio guztia biltzen du EnpresaBIDEAren buletinak, euskara hutsean. Egunero-egunero emailean jaso dezakezu, guztiz doan, bi minutu besterik ez dituzu behar harpidetzeko. Eta proiektu hau hazten jarrai dadin lagunduko diguzu.
Duela urte batzuk, langile bakoitzak bere zereginak argiago zehaztuta izan zitzakeen eta lana modu autonomoagoan egin. Gaur egun, ordea, jarduerak elkarren artean konektatuago daude. Beste pertsona batek duen informazioa behar izaten dugu, erabakiak kontrastatu edo beste ikuspegi batzuk bildu. Horrek azaltzen du, neurri batean, zergatik ugaritu diren bilerak. Baina badago beste faktore bat ere: bilera batean ez egoteak batzuetan baztertuta sentiarazten gaitu. “Zenbaitetan, bilerara deitzen ez bagaituzte, geure buruari galdetzen diogu zergatik ez gaituzten hautatu”, dio Oregik. Hortaz, bilera batzuk benetako behar bati erantzuten diote; beste batzuk, berriz, lan egiteko ohitura bihurtu dira.
Bilera guztiak ez dira beharrezkoak
Oregiren arabera, gai batek ikuspegi zabalagoa behar duenean, beste pertsonen ezagutza edo iritzia behar denean edo arazoak konponbide errazik ez duenean soilik egin behar dugu bilera bat. “Zerbait konplexua denean eta elkarrekin lan egin behar dugunean” bilera tresna baliagarria izan daiteke.
Oregiren arabera, gai batek ikuspegi zabalagoa edo beste pertsonen ezagutza behar duenean, edo arazoak konponbide errazik ez duenean soilik egin behar dugu bilera bat
Aldiz, helburua informazioa besterik gabe helaraztea bada, beste bide batzuk erabil daitezke: mezu elektronikoak, dokumentuak edo bestelako komunikazio-kanalak, esaterako. Gainera, bilera batean bakoitzak bere lana azaltzea ez da nahikoa. “Gure informazioa azaltzera joaten gara, baina askotan besteei entzutea tokatzen zaigunean deskonektatu egiten dugu”, ohartarazi du. Beraz, gakoa ez da soilik zenbat bilera egiten diren, baita haietara zer jarrerarekin joaten garen ere.
Deitu aurretik, galdera batzuk
Bilera bat deitu aurretik, hainbat kontu argitu behar dira: zer landu nahi den, zenbat denbora beharko den, nola landuko den eta nor egon behar den. Azken puntu horretan huts egiteak ondorioak izan ditzake: erabakiak hartzeko gaitasuna duen pertsonarik ez badago, gaia beste bilera batean errepikatu beharko da; eta beharrezkoa ez den jendea deitzen bada, berriz, denbora galduko da.
Horrez gain, garrantzitsua da azaltzea parte-hartzaileei bilerara zertara doazen: ideiak ematera, iritzia partekatzera, entzutera… “Horrela, bakoitzak argi du bileran zer ekarpen egin behar duen”, azaldu du Oregik.
Lehen minutuak, giltzarri
Bilera baten hasiera ez da tramite hutsa. Langileak askotan beste bilera batetik, beste zeregin batetik edo beste gai batetik datoz, eta hasiera egoki batek arreta jartzen laguntzen du. Bestela, “parte-hartzaileak aurretik egiten ari zirenarekin edo egin beharrekoarekin geratzen dira, eta zaila egiten zaie bilera berrian zentratzea”, ohartarazi du zuzendariak.
Hasiera horrek, beraz, bilera bera kokatzeko eta parte-hartzaileak une horretan egoteko balio du. Eta, Oregiren arabera, parte-hartzea sustatu nahi bada, ezin da amaierara arte itxaron: ”Langileek parte hartu behar dute hasieratik”.
97 karta, bilerak beste modu batera hasteko
Ideia horretatik abiatuta sortu du Manahmanak 97 karta dituen kutxa. Enpresak dagoeneko erabiltzen zituen bileren hasierarako argazkiak eta galderak, baina esperientzia hori produktu batean biltzea erabaki du. Helburua sinplea da: bilera hasteko modu desberdinak eskaintzea, “bost minutu baino gehiago” behar izan gabe.
Kartetan irudiak eta galderak daude. Irudi bat aukeratu eta bileran landuko den gaiarekin erlazionatzeko eska daiteke, adibidez, edo bakoitza nola sentitzen den adierazteko. Galderak ere askotarikoak dira: batzuk sakonagoak dira, beste batzuk pertsonalagoak edo informalagoak, eta beste batzuek taldekideak elkar hobeto ezagutzeko aukera ematen dute.
Bilera baten hasiera ez da tramite hutsa. Bilera bera kokatzeko eta parte-hartzaileak une horretan egoteko balio du
Hor dago kutxaren ekarpen nagusietako bat: bilera agendako lehen puntutik ez hastea, eta bertan dauden pertsonak ere kontuan hartzea. “Ezin gara bilera eta erakunde guztietan egon, baina jendeari bilerak beste modu batean hasi eta elkarrekin harremanetan jartzen lagunduko dion zerbait sor dezakegu”, dio Oregik. Dinamika sinple baten bidez, parte-hartzaileak bileraren protagonistak bihurtzea da proposamena.
Hiru gako
Enpresa batek bere bilerak hobetzeko zer egin beharko lukeen galdetuta, Oregik hiru gako nabarmentzen ditu. Lehenengoa, bilera beharrezkoa den ala ez ondo pentsatzea. Bigarrena, benetan beharrezkoak diren pertsonak bakarrik deitzea. Eta hirugarrena, bilera helburuarekin lotuta amaitzea: hartutako erabakiak argi uztea eta bakoitzak bere zeregina zein den jakitea.
Bileren zentzua berreskuratzea da erronka. Lana koordinatzeko eta elkarrekin pentsatzeko tresna izan daitezke, baina horretarako beharrezkoa da bakoitzak bere helburua izatea. Eta, agian, lehen urratsa bilera bat beste era batera hastea da.
Gehitu EnpresaBIDEA Google-ren iturri hobetsi gisa doan
Egon zaitez azken berriekin informatuta