Eguneroko dokumentu bidalketak edota artxibo lanak digitalki egiteak erakunde askoren eraginkortasuna areagotu du azken urteotan. Aldaketei aurre egitea kosta egiten da sarri, entitate askok mesfidantzaz begiratzen baitiote urte luzez eginiko lana beste modu batera egiteari. Baina digitalizazioa saihestezina da, eta hasiera batean buruhausteak sortu baditzake ere, epe luzera erakundeen barne funtzionamenduan hobekuntzak dakartza, batez ere segurtasuna bermatuko duten tresnez ari garenean.
Gasteizko Egibide ikastetxean, esaterako, orain bost bat urte hasi ziren langileen nomina, lan kontratu eta egutegien bidalketak modu digitalean egiten. “Dokumentuok eskuz edo emailez entregatu beharrean, Metapostaren bidez hasi ginen bidalketak egiten, eta abantaila asko ekarri zizkigun”, gogoratu du Xabier Lopez de Santiago Egibideko Berrikuntza eta Kanpo Harremanetarako Zuzendariak.
Gaur egun, Gasteizko hezkuntza zentroan bi zeregin nagusietarako erabiltzen dituzte Metapostaren zerbitzuak. Zehazki, enplegurako formakuntzetako ikastaroen diplomak banatzeko Kaudatu baliatzen dute. “Lehen, ikastaroak amaitzean, ziurtagiriak eskuz paperean jasotzen zituzten ikasleek. Eurek jaso, sinatu, eskaneatu, Lanbideren aplikatibora igo… prozesua nahiko konplexua zen, eta paperezko dokumentua galtzeko arriskua zegoen. Ikasle askok erreklamatzen ziguten aspaldiko ikastaro baten diploma. Ikusten genuen hori guztia digitalizatzeak onura handiak ekarriko zizkigula”, adierazi du zuzendariak.
2023an hasi ziren, hortaz, langileentzako ikastaroen ziurtagiriak modu digitalean banatzen. “Papera erabat kendu dugu, eta prozesu guztia digitalizatu. Sinplea eta azkarragoa da dena. Postontzira bidali, eurek jaso eta sinatu egiten dute. Guri jakinarazpen bat iristen zaigu eurek dokumentua jasotzen dutenean. Dokumentua postontzian daukate betirako, eta galtzen badute ez dira guregana etorri behar”. Are, Lanbiderekin duten kudeaketan “denbora asko aurreztu” dutela aitortu du Lopez de Santiagok.
Xabier Lopez de Santiago (Egibide): “Papera erabat kendu dugu, eta prozesu guztia digitalizatu. Sinplea eta azkarragoa da dena. Postontzira bidali, eurek jaso eta sinatu egiten dute"
Antzuolako (Gipuzkoa) Elay enpresak ere zerbitzu digitalok erabiltzen ditu 2022az geroztik nominak, lan kontratuak eta egutegiak bidali, sinatu eta artxibatzeko. “Automatizatuta dugu. Hilero nominak bidaltzeko erabiltzen dugu, baita 10Tak eta jakinarazpen puntualak helarazteko ere, bai sinadurarekin bueltan jaso behar ditugunak, bai komunikatzeko direnak soilik”, azaldu du Amaia Azpeitia konpainiako Pertsonen Kudeaketarako teknikariak.
“Guretzat oso tresna erosoa da bidalketa handiak egiteko. Lehen egutegiak banaka banatzen genizkien langile guztiei eta gaur egun Kaudatu bidez bidaltzen ditugu. Askoz errazagoa da. 10T dokumentuak bidaltzea lehen ere ez zen erraza, ze dokumentu konfidentzialak dira. Eskutitz batean sartu behar genituen eta, ondoren, 200 langileri banan-banan entregatu. Horrek denbora pila bat kentzen zigun”, gogoratu du Elayko langileak.
Dokumentu guztiak "zentralizatuta"
Egibide 80 urte baino gehiago dituen hezkuntza zentroa da, eta askotariko formakuntzak eskaintzeaz gain, ikasleen laneratze prozesuan laguntzen du. Hori dela eta, enpresekin harreman zuzena du; 800 ingururekin gutxi gorabehera. Bada, enpresekin adosten dituzten praktika hitzarmenak ere Kaudatu bidez kudeatzen dituzte 2024az geroztik. “Urte hartan Jaurlaritzak aldaketa bat egin zuen hitzarmen horietan, klausula batzuk aldatu zituen, eta, beraz, enpresekin indarrean genituen hitzarmen guztiak berritu behar izan genituen”. Garai hartan 600 bat enpresa ziren. Guztiei deitu, dokumentua bidali, inprimatu, sinatu, eskaneatu, itzuli… sekulako lana zen. “Ikusi genuen prozesu hori nahiko kaotikoa izango zela, eta erabaki genuen Metapostaren zerbitzua erabiltzea”.
Digitalizazioak dokumentuen "zentralizazioa" ekarri du, eta artxibo prozesuak erraztu dizkio Arabako ikastetxeari. Hori ikusita, zerbitzua esparru gehiagotara ere zabaldu nahi dute orain. “Oso pozik geunden zerbitzu horrekin, eta orain hasiko gara zabaltzen langabezian dauden pertsonekin egiten ditugun ikastaroetara”, dio Lopez de Santiagok. Sistemak onurak ekartzen dizkiela ikusi du Gasteizko ikastetxeak eta langabeei eskaintzen dizkien ikastaroetarako ziurtagiriak ere modu digitalean banatuko ditu aurrerantzean.
Amaia Azpeitia (Elay): “Guretzat oso tresna erosoa da bidalketa handiak egiteko. Lehen egutegiak banaka banatzen genizkien langile guztiei eta gaur egun Kaudatu bidez bidaltzen ditugu"
Egibidek ikasle eta enpresei begirako komunikaziorako erabiltzen badu postontzi digitala, Elayk “barrura begira” erabiltzen du soilik, hau da, langileen arteko jakinarazpenak gauzatzeko, bai sinadura behar dutenak, bai bestelakoak ere. Lehenengoei dagokienez, dokumentua jasotzen duenak egun jakin batzuetan sinatu ez badu, gogorarazpen bat jasoko du. “Guk aukera dugu zerrenda ateratzeko, ikusteko zeinek sinatu duen eta zeinek ez”, argitu du Azpeitiak.
Azkarrago eta hobeto antolatuta
Plataforma digitalarekin arazoren bat izanez gero, “zerbitzu ona” jaso dutela azpimarratu du Elayko pertsonen kudeaketako teknikariak. “Intzidentzia bat egoten denean, oso erantzun azkarra ematen dute”, gehitu du Lopez de Santiagok. Aitzitik, bai Egibide, bai Elayko arduradunek diote postontzi digital adimendun hori erabiltzea “erosoa” dela, eta pozik dira orain urte batzuk hartutako erabakiarekin.
“Aldaketa hauek beti beldurra sortzen dute, baina gurekin harremanetan den enpresen ehuneko handi batek eskertu digu, eta prozesua askoz ere azkarragoa eta hobea dela esan digute”, azaldu du Egibideko langileak. Gauzak horrela, dual intentsiboko hitzarmenak enpresekin eta baita ikasleekin ere Kaudatu bidez egiten hasi dira orain Gasteizko hezkuntza zentroan. “Nolabaiteko aurrerapausoa izan da, ze Metapostak ahalbidetu digu hainbat pertsonek dokumentu berean sinatu ahal izatea”.
Dokumentuak digitalki bidali, sinatu eta artxibatzeak ekarritako onurei buruz galdetzean, erantzuna da: "azkarragoak" dira, eta "hobeto antolatuta" daude
Elay eta Egibideko arduradunek hitz berak erabiltzen dituzte dokumentuak digitalki bidali, sinatu eta artxibatzeak ekarritako onurei buruz galdetzean. "Azkarragoak" dira, "hobeto antolatuta" daude, "papera desagertu" egiten da eta "dena zentralizatuta" dago, dokumentazio guztia "leku berean" baitute.